Một bước phát triển tất yếu sau nhiều năm các doanh nghiệp Việt Nam áp dụng các hệ thống phần mềm kế toán tài chính là việc ứng dụng ERP vào quản lý. Như đã nói, muốn áp dụng được ERP trước hết phải chuẩn hoá được quy trình nghiệp vụ, vì vậy không phải doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng được ERP . ERP chỉ dành cho những doanh nghiệp thực sự hướng tới một văn hoá quản lý nghiêm túc, rành mạch.
Cần phải có một kế hoạch cụ thể, cân nhắc thấu đáo cho việc ứng dụng ERP, việc ứng dụng phải đi từ thấp đến cao để tránh được các rủi ro. Vấn đề chủ yếu là các thành viên từ nhân viên đến lãnh đạo trong doanh nghiệp đều cần thời gian để làm quen với ERP và những sự thay đổi trong cách làm việc đi kèm với việc áp dụng ERP. Các giai đoạn tuần tự để doanh nghiệp có thể triển khai ERP hiệu quả gồm:
Giai đoạn 1: Các phân hệ liên quan đến kế toán sẽ được triển khai ERP. Các phân hệ này nói chung cung cấp các chức năng của một phần mềm kế toán như nhiều doanh nghiệp hiện nay đã dùng. Đây là giai đoạn có thể coi là tương đối dễ dàng.
Giai đoạn 2: Tiến hành triển khai các phân hệ hậu cần, như: quản lý giao nhận hàng, quản lý kho… Các phân hệ này ngay túc thì tích hợp vào các phân hệ kế toán. Hết giai đoạn này ERP đã quản lý gần như mọi phòng ban trong doanh nghiệp, chỉ trừ dưới phân xưởng.
Giai đoạn 3: Giai đoạn này sẽ đi triển khai các phân hệ liên quan đến quản lý sản xuất và giá thành sản phẩm, đối với doanh nghiệp sản xuất. Việc quản lý có thể được chi tiết đến từng giờ máy, giờ công lao động tùy từng hệ thống ERP.
Có thể triển khai giai đoạn 1 và 2 tại mọi doanh nghiệp, nhưng còn đối với giai đoạn 3, muốn triển khai được đòi hỏi việc sản xuất của doanh nghiệp phải tương đối quy củ và hiện đại. Tuy nhiên doanh nghiệp có thể chọn cho mình giải pháp áp dụng ERP đến giai đoạn 2. Nói chung trong thời gian mấy năm tới áp dụng được ERP đến giai đoạn 3 sẽ chỉ tập trung vào một số doanh nghiệp đầu đàn.
Trước khi muốn áp dụng ERP hãy chắc rằng mình hiểu được ERP làm được gì và sẽ không làm được gì. Các nhà quản lý cần phải nhớ ERP không hỗ trợ để tạo ra sự thay đỏi về quy trình làm việc, mà việc này phải được thực hiện trước khi áp dụng ERP. Việc sử dụng ERP sẽ giúp cho nhà quản lý tạo ra được cơ chế kiểm soát nội bộ đáng tin cậy cũng như tạo ra một nhịp làm việc đồng bộ mà ở đó có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng, nhưng vẫn phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận với nhau trong doanh nghiệp.